Описания о том, как правильно проводить приемку товара, нет ни в одном законе. Единственные документы, имеющие отношение к закону – это советские, 1960-х годов, а именно: № П-6 и № П-7.
Сегодня они не имеют юридической силы, а все вопросы решаются на основании договора, который заключается между поставщиком и принимаемой стороной. Но даже в договорах ссылаются на эти документы и на их основании решаются споры.
Назначьте сотрудника на приемку товара.
Ставить печать и подпись в накладных может только сотрудник принимающей стороны с соответствующими обязанностями.
В случае его отсутствия таким правом можно наделить иное лицо. Для этого выписывается доверенность на получение материальных ценностей по форме М-2.
Составьте договор приемки товаров.
Для регулировки процесса приемки товара составляется договор, который должен содержать следующие данные:
название товаров, которые поставляются в магазин;
объемы поставки (количественные);
качественные характеристики;
основной принцип и период оплаты;
место поставки (название магазина);
дополнительные условия по приемки товара (работа с претензиями и принцип решения спорных вопросов).
Приемку товаров оформляют в большинстве случаев по специальным бланкам, от ТОРГ-1 до ТОРГ-14. Акт о приемке товаров оформляется по бланку ТОРГ-1.
Подготовьте сотрудников к приемке/передаче товара.Передача товара не должна выпадать на сроки проведения инвентаризации. Иначе это станет большой проблемой для обеих сторон.
Ознакомьте сотрудников с установленными правилами приемки, контрактом, а также:
с параметрами закупок – какие товары закупили, какого вида, объема, веса, в какой упаковке или таре;
с количеством партий товара и сроками поставки;
с контрольными параметрами для проверки при приемке;
с набором необходимых документов для приемки товара;
с оговоренными правилами взаимодействия с сотрудниками контрагента.
Организация приемки товаров на складе.
Освободите место для организации приемки и под складирование товара. Машина с товаром должна заехать на склад и встать в заранее подготовленное место, где ее уже будут ожидать.
Проведите внешний осмотр транспорта и пломб.
Подайте выделенное оборудование для разгрузки и осмотра каждой единицы товара. Это технические средства для погрузки/разгрузки, а также сканеры штрих-кодов.
Проведите предварительную приемку товара путем пересчета грузовых (тарных) мест. А также проверьте упаковку на вид.
Далее оформите необходимый пакет документов, который отдадите представителям поставщика или перевозчика.
Поменяйте статус товара в базе данных программы автоматизации. Груз считается полученным.
Проведите окончательную приемку товара. Вскройте грузовые места и проведите приемку товаров по количеству и качеству.
Подготовьте товар к хранению.
Особенности приемки товаров на складе от перевозчиков.
Согласуйте с перевозчиками и поставщиками следующее:
место, время и способ передачи товара;
ответственных с обеих сторон,
комплект необходимых документов;
порядок решения спорных вопросов.
При желании можно организовать сопровождение груза в дороге. Помимо контроля фактической даты отправления груза, необходимо следить за прохождением известных пунктов в дороге, границы и таможни.
Осмотрите само транспортное средство. Так, контейнеры (или вагон и т.п.) должны быть опломбированы, поэтому проверьте наличие и сохранность пломб. Оцените и состояние транспорта, осмотрите на наличие внешних повреждений.
Убедитесь в целости тары и маркировке груза. Сверьте наименование товара и прочие данные из транспортной маркировки с документацией на груз. Если на этом этапе не возникло никаких разногласий, то можно переходить к предварительной проверке.
Важно! Обязательно должны быть соблюдены условия транспортировки груза: правила транспортировки, температурный режим, вплоть до обеспечения льдом, если такая необходимость имеется и важна.
Если перевозчик отказывает в пересчете или проверке веса товара, то отметьте это в документах приемки товара.
Особенности приемки товара по количеству.При приемке товаров по количеству, сверьте фактическую «численность» товаров с указанной в упаковочных листах, накладных и счетах. Проведите сплошную или выборочную проверку.
При сплошной приемке по количеству вскройте все упаковки подряд. Это нужно для пересчета или перевеса товаров.
При выборочной приемке упаковки для вскрытия сотрудники принимающей стороны определяют случайно. Количество мест для проверки тоже определяет принимающая сторона. Конкретные условия выборочной проверки можно включить в договор.
Особенности приемки товара по качеству.
Приемка товаров по качеству это проверка комплектности, целостности и маркировки. Для этого вскройте упаковку товара и определите указанные параметры.
Существуют установленные сроки для проверки по качеству:
для скоропортящихся продуктов - 24 часа с момента доставки;
для остальных товаров, доставляемых в пределах одного города - 10 дней после доставки;
для продукции, которая не относится к скоропортящимся товарам и привезена из другого города - 20 дней после поставки;
для районов Крайнего Севера и приравненных к ним - специальные сроки;
срок, установленный ГОСТом или техническими условиями, – для товаров, в отношении которых такие условия и стандарты действуют.
Особые сроки приемки товара по качеству следует прописать в договоре поставки.
Недостача при приемке товара.
Во время поступления самой частой ошибкой является недостача. Причиной может быть:
ошибка при загрузке автомобиля на складе поставщика;
некачественный товар (например, часть пришла в негодность во время транспортировки);
неправильное оприходование.
Если недостача произошла из-за расхождений по качеству или количеству, то необходимо заполнить акт:
для российской продукции - по форме ТОРГ-2;
для зарубежного товара - по форме ТОРГ-3.
Излишки товаров при приемке.Если при приемке обнаружились излишки, то это необходимо согласовать с другой стороной. Еще лучше прописать такие ситуации в договоре.
Есть 2 логических выхода при обнаружении излишек:
вернуть лишнюю продукцию поставщику;
отправить весь товар обратно (если это предусмотрено договором).
Также можно попробовать найти покупателя на излишек самостоятельно. Но лучше дополнительно выставить счет оптовику, ведь это расход на поиск клиентов и отгрузку.
Можно принять излишки, попросив скидку. Это будет разумно.
Пересортица при приемке товара.Пересортица означает недостачу одного вида продукции и излишек другого. В таком случае сделайте следующее:
Оформите документ по форме ТОРГ-2 (или ТОРГ-3 – если Вы торгуете импортом).
Напишите претензию руководству оптовой компании.
Действия с таким грузом:
можно его принять;
можно его не принимать;
можно провести частичную приемку.
Особенности составления акта о недостаче товара при приемке.
При наличии повреждений у транспорта или тары, в которой доставили груз, отсутствия или нарушения пломбы проведите сплошную проверку товара по количеству и по качеству. Затем составьте акт, на основании которого Вы сможете предъявить претензии перевозчику или поставщику. В акт вносятся также:
любые повреждения или порча товара;
несоответствие наименований на грузе и в документах;
несовпадение количества или веса товара с заявленным в документах.
Если груз приехал на машине (в том числе фурой), допустимо сделать отметки в товарно-транспортной накладной вместо составления акта. Данные о недостаче или об излишках при приемке товара вносятся в акт. В случае с недостачей товара при приемке этот документ станет основанием для Ваших претензий поставщику.
Если недостача обнаружилась в невскрытой заводской упаковке (некомплект), можете предъявить претензию не только поставщику, но и производителю. Если Вы не знаете производителя, то направьте 2 экземпляра акта поставщику. Дальше уже он будет разбираться с производителем. Если Вы захотите заявить об излишках, то тоже в адрес поставщика.
Если недостача носит намеренный умысел, то сообщите об этом факте в правоохранительные органы. Порядок здесь такой же, как при обнаружении недостачи в результате инвентаризации.
Источник: etobiznes.com